Predare-primire auto: poza și semnătura, înainte de lucrare

Poza. Semnătura. Înainte de lucrare.

Orice studiou cu un an de activitate a plătit măcar o dată o revopsire sau a acordat o reducere „de bunăvoință” pentru o zgârietură care era pe mașină înainte să intre în hală. Clientul nu minte neapărat: o vede abia acum, în lumina bună de după polish. Fără o dovadă de la predare, rămâne cuvântul dvs. contra cuvântului lui.

Ghidul acesta este procedura de zece minute care vă dă ceva de arătat atunci când clientul reclamă: ce fotografiați, ce trebuie să se vadă într-o poză, ce semnează clientul și când, cât păstrați totul și ce faceți când clientul revine după o săptămână.

1. Ocolul mașinii, în aceeași ordine de fiecare dată

Faceți-l cu clientul de față, înainte ca mașina să intre în hală. Aceeași ordine la fiecare mașină: așa nu vă scapă nimic, iar pozele de la două vizite se pot compara.

Mașina întreagă, din față, cu numărul de înmatriculare lizibil. Prima poză leagă toată seria de mașina respectivă.
Cele patru colțuri, din unghi de trei sferturi, cu toată mașina în cadru.
Fiecare laterală, perpendicular pe ea, de la o distanță din care se vede toată.
Capota, plafonul și portbagajul, de sus, cât puteți ajunge.
Fiecare jantă, de aproape. Jantele zgâriate de bordură sunt cel mai frecvent motiv de dispută.
Parbrizul, farurile și oglinzile — ciupiturile și fisurile.
Interiorul: scaunele, plafonul, bordul. Bordul cu contactul pus arată kilometrajul și martorii aprinși.

Dacă mașina e murdară, notați asta: praful și noroiul ascund zgârieturile fine. Scrieți „mașină murdară, inspecție parțială” și reveniți după spălare (secțiunea 3).

2. Ce trebuie să se vadă într-o poză ca să conteze

Data. Poza originală din telefon păstrează în fișier data și ora la care a fost făcută. Aplicațiile de mesagerie trimit de regulă o copie comprimată, fără aceste date. Păstrați originalele, nu ce ați trimis pe chat, și treceți data și ora pe fișa semnată de care sunt legate pozele (secțiunea 4).
Numărul de înmatriculare. În prima poză a seriei, lizibil.
Defectul în context și de aproape. Două poze pentru fiecare defect: una din care se vede pe ce element este (aripa față stânga, cu roata în cadru) și una de aproape. Poza de aproape, singură, nu arată unde este defectul; cea de ansamblu, singură, nu arată ce este. Un deget sau o monedă lângă defect arată dimensiunea.
Lumina. Blițul și lumina directă din față „spală” zgârieturile fine. O lanternă ținută aproape paralel cu panoul le scoate în evidență. Pe soare puternic, încercați din mai multe unghiuri.
Claritatea. Fără zoom digital — apropiați-vă. Verificați poza pe loc, nu seara.

3. După spălare, înainte de polish

Aici se nasc cele mai multe dispute: un defect apare după spălare, se lucrează peste el, iar clientul îl vede la ridicare.

Fotografiați ce a apărut după spălare și anunțați clientul înainte de a lucra cu mașina de polish: o poză și un mesaj scurt („am găsit asta după spălare, continuăm?”). Răspunsul lui în scris este confirmarea dvs.
Măsurați grosimea vopselei pe elementele pe care le corectați, dacă aveți aparat, și notați valorile. Un element revopsit sau un lac subțire este un risc cunoscut: treceți-l în fișă și cereți acordul clientului înainte să începeți.

4. Ce semnează clientul și când

La predare, înainte de orice lucrare

O fișă (un proces-verbal de predare-primire) cu:

data și ora; numele și telefonul clientului;
marca, modelul, numărul de înmatriculare și kilometrajul;
defectele existente, fiecare legat de poza lui („aripa față stânga, zgârietură de 5 cm — poza 7”);
lucrarea convenită și prețul, sau trimiterea la ofertă;
riscurile cunoscute: element revopsit, lac subțire, zgârieturi prea adânci ca să dispară complet („se atenuează, nu dispar”);
obiectele lăsate în mașină, dacă e cazul;
semnătura clientului și a dvs.

Clientul semnează după ce a văzut pozele sau a făcut ocolul cu dvs., nu pe o foaie goală. Pe hârtie sau pe ecran — important este ca semnătura să fie legată de poze, nu separată de ele.

La ridicare

Clientul verifică mașina, în lumină bună, și semnează că a primit-o. O obiecție făcută pe loc se rezolvă pe loc; treceți-o în scris. Faceți și câteva poze „după”, din aceleași unghiuri ca la predare.

5. Cât păstrați dovezile

Cât timp poate apărea o pretenție legată de lucrare. Termenul general de prescripție este de trei ani, atât în România, cât și în Republica Moldova; pentru unele situații legea prevede termene speciale. În practică, majoritatea reclamațiilor vin în primele zile.

Alegeți o perioadă de păstrare, spuneți-o clientului și respectați-o: la final, ștergeți. „Pentru totdeauna” nu este o perioadă. Țineți totul într-un singur loc, cu acces controlat, nu răspândit prin telefoanele angajaților.

6. Când clientul reclamă după o săptămână

Nu promiteți și nu negați la telefon. Rugați-l să vină cu mașina sau să trimită poze și spuneți-i că verificați fișa.
Deschideți fișa de la predare. Găsiți elementul în poza de ansamblu, apoi în cea de aproape, și comparați cu ce vedeți acum, în aceeași lumină.
Dacă defectul era acolo, arătați-i poza și fișa semnată, calm. Este o verificare făcută împreună, nu un proces. Ce faceți mai departe — o reducere la reparație sau nimic — este decizia dvs. comercială.
Dacă nu era notat, lipsa pozei nu dovedește că l-ați făcut dvs., dar nici nu aveți cu ce arăta contrariul. Judecați onest dacă defectul se potrivește cu ce ați lucrat (urme de polish, o muchie arsă) sau nu (o lovitură, o jantă atinsă de bordură).
Dacă e de la dvs., recunoașteți repede și reparați. O dispută lungă costă mai mult decât reparația.
Țineți totul în scris — mesaje, nu doar apeluri — și păstrați fișa până se închide discuția.

Fișa semnată și pozele sunt dovezi, nu o garanție că veți avea câștig de cauză. Fără ele însă nu aveți nimic de arătat.

7. Datele personale din fișă, pe scurt

Pozele în care se vede numărul de înmatriculare sau o persoană, precum și numele și semnătura clientului, sunt date cu caracter personal. În România se aplică Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), în Republica Moldova Legea nr. 195/2024. Pentru fișa de predare, regulile sunt aceleași:

Nu vă trebuie un „acord” separat. Fișa ține de executarea contractului și de interesul dvs. legitim de a vă putea apăra (art. 6 alin. (1) lit. b) și f), în ambele texte).
Spuneți-i clientului cine sunteți, ce păstrați, de ce, cât timp și ce drepturi are — o notă scurtă pe fișă care trimite la nota dvs. de informare completă sau un cod QR la recepție către ea (art. 13).
Fotografiați mașina, nu oamenii. Nici actele sau lucrurile personale din habitaclu, dacă nu e nevoie.
Pozele de la predare nu sunt pentru Instagram. Publicarea unei mașini cu numărul vizibil sau a clientului cere consimțământul lui separat.

Detalii despre legea moldovenească: ghidul despre Legea 195/2024.

Acest ghid este informativ, nu consultanță juridică.

Lista de verificare la predare

Prima poză: mașina întreagă, cu numărul lizibil.
Ocolul complet, în aceeași ordine, plus jantele, geamurile și interiorul.
Fiecare defect: o poză de ansamblu și una de aproape, în lumină laterală.
Fișa: defectele, legate de poze, lucrarea, prețul și riscurile.
Semnătura clientului, înainte de lucrare.
După spălare: ce a apărut nou, cu acordul clientului în scris.
La ridicare: verificare împreună, semnătură, poze „după”.

Totul într-un singur loc

Dacă vreți ca pozele, defectele și semnătura să stea împreună, o variantă este Tosvi: în aplicație, inspecția se creează din fișa clientului, pentru mașina lui; faceți pozele cu telefonul, marcați fiecare defect direct pe fotografie, cu o notă, iar clientul semnează pe ecran, în română, rusă sau engleză. După semnare, pozele, marcajele și semnătura nu mai pot fi modificate, iar orice poză sau marcaj pe care îl adăugați ulterior apare marcat ca adăugat după semnare. Data și ora la care se adaugă fiecare poză și fiecare marcaj sunt înregistrate de ceasul serverului, nu de cel al telefonului, și nu pot fi antedatate — nici prin înlocuirea pozei cu una mai nouă. Notele inspecției rămân editabile. Cum arată o inspecție.